Да се научим успешно да организираме времето си и да се придържаме към плана е основният ключ към структурирането на нашето лфие. Но много хора се съпротивляват на идеята да проследяват времето си. Може би това им се струва просто като "още едно нещо за вършене" в и без това натоварената им програма. Призовавам хората, които смятат по този начин, да изпробват тази система за един месец. Казвам им, че ако тя не работи, я изоставете.
Знаете ли, че?
Повечето хора, с които съм работил, са готови да се посветят на едномесечния период и повече от 90 % от тях продължават да използват машината. Нека да започнем с вашата система за поемане на отговорност за живота и собственото ви време. Докато преглеждате този сегмент, може да се изкушите да прескочите една или две стъпки. Предупреждавам ви, че това е подобно на рецепта. Пропускането на една мярка е равносилно на пропускане на съставка. За най-голям успех използвайте всички съставки.
Обърнете внимание
- Направете равносметка как използвате времето си в момента. Може би най-трудоемката от всички стъпки е да определите къде точно отива времето ви в момента. Колелото на баланса предоставя резюме на това къде се намирате. Ако е възможно, опитайте се да бъдете още по-конкретни. Много експерти по управление на времето предлагат да носите със себе си планшет и да записвате какво правите за една седмица на петнадесетминутни интервали. Лично аз не бих го предложил, защото никога не съм намирал време да го правя и всеки път, когато съм опитвал, съм издържал около един час. това, което работеше при мен, беше да разделям лист хартия на следните стъпки: Преди работа, Сутрин на работа, Обяд, Следобед на работа, Вечер със Саманта, След като Саманта си легне. Във всяко квадратче съставих няколко кратки бележки за това как съм прекарал това време. Успях да запазя този метод за цялата седмица, за да направя точен опис на това как прекарвам времето си. Всеки метод, който работи за вас, е чудесен: просто се опитайте да съберете някакъв вид седмично обобщение.
- Преценете седмицата си, опростете очакванията си и идентифицирайте често срещаните загуби на време. Записването на действията за една седмица може да отвори очите на мнозина. В суматохата на живота често не забелязваме колко време ни се изплъзва, което би могло да се използва по-добре. Колко време прекарвате във въртене на колелата? Може ли позитивната подготовка да ви помогне да освободите това време? Колко често можете да направите едно и също пътуване два пъти? Колко време може да се освободи от позитивната подготовка, ако тези екскурзии се обединят? Колко време се изразходва за изпълнение на допълнителни ангажименти? Трябва ли да правите всичко толкова често? Ако почиствате къщата си веднъж седмично, отгоре до долу, би ли могло това да се прави веднъж месечно, а почистването на местата да се извършва веднъж седмично? Ако времето ви е погълнато от неща, които са на ниско място или изобщо не съществуват във вашето колело на баланса, помислете за премахване или опростяване на тези задачи. Може ли да ходите до супермаркета ежемесечно за по-голямата част от храната си и да се отбивате само веднъж седмично за нетрайни продукти? Ако финансови съображения не позволяват ежемесечни посещения на супермаркета, помислете дали да не превърнете това в цел, за която да работите. За кои области просто се отделя твърде много време? Дали сутрините са посветени на много мързелуване, а не на достатъчно работа? Телефонните разговори отнемат ли от времето за работа или за семейството? Какво става с вас? Често първата точка, която се премахва от една програма, е времето за себе си. Колко време седмично сте отделяли за себе си - без деца? Разхождахте ли се ? Релаксирахте известно време в тишина и спокойствие? Ако знаете, че не отделяте време за достатъчно подмладяване, упражнения, сън, диета или друга грижа за себе си, превърнете това в звезден приоритет. Ще имате нужда от енергия и грижа за себе си, за да можете да възпитавате децата си. Опитайте се да блокирате поне два часа всяка седмица за време, което да е изцяло посветено на вас. Енергията, която ще съберете от два часа концентрирано време, лесно ще възстанови тези часове и много повече. Трета стъпка: Направете списък на задълженията и целите. Докато преминавахте през втора стъпка, вероятно сте посочили къде ви бяга времето и средствата за коригирането му. Вероятно също така сте разбрали кои работи ще трябва да се свършат и кои се правят повече по навик, отколкото по желание.
- Тя включва изброяване на всички ваши задължения и цели. След като ги съберем на масата, можем да започнем да ги вкарваме в системата за управление на ежедневието ви. На нов лист нотна хартия избройте всички отговорности, които можете да разгледате. Може да решите да ги разделите на три стълба - лични, служебни и семейни. Седмичният запас от първа стъпка представлява добра начална точка за отговорностите. Дръжте този списък под ръка, тъй като през следващите дни може да ви се случат още задължения.
- Подредете приоритетите си по метода А, Б, В. Хората са склонни да правят списъци със задачи и да дават на всяка задача еднакъв брой точки. В повечето случаи не всичко трябва да се свърши веднага. Изброяването на всичко заедно може да създаде фалшиво усещане за спешност и ненужен стрес. Опитайте да идентифицирате всеки елемент с помощта на етикет за приоритет, както е показано тук. А - За елементи, които трябва да бъдат изпълнени от предишен ангажимент или защото са част от вашите цели, приоритети или ценностна система. Б - За нещата, които очаквате да свършите, ако успеете да изпълните всички задачи с приоритет А. В - За неща, които ще трябва да бъдат изпълнени на някакъв етап. Много мъже и жени откриват, че когато започнат да определят приоритетите си, имат предимно задачи от категория А и няколко задачи от категория С или В. Тъй като много хора не практикуват редовна подготовка, това е много често срещано явление. След няколко седмици подготовка и оптимизиране на времето си трябва да започнете да виждате много по-добър баланс между А, В и С елементи. След като всеки продукт е приоритизиран, сравнете списъка си с колелото за баланс. Вървите ли в посоката, в която искате да се развива животът ви? Много мъже и жени откриват, че простото записване на тези неща във вестник води до по-балансирано колело. Ако при вас не е така, погледнете отново в списъка. Има ли нещо друго, което бихте могли да промените или да направите, за да се приближите с една крачка към балансираната си цел?
- Създайте месечен план. Месечният план прилича на колело за баланс, тъй като служи за обобщение на това къде се намирате. Начертайте задълженията и срещите в месечния календар. Докато записвате всяка точка в календара, се запитайтеДали това съвпада с плана, който имам за целия си живот? В противен случай защо правя това? Понякога това са неща, които трябва да правим, но друг път са неща, които правим по навик. Например 1 момиче, Синди, съобщи, че почиства старателно къщата си всяка неделя и иска да наеме прислужница. При нейната висока отдаденост на почистването я попитах дали това е приоритет в живота ѝ. Тя отговори, че не е. След няколко минути тя заяви, че майка ѝ винаги е поддържала много чист дом и тя смята, че това е част от нейните "очаквания". Синди премина от цялостно почистване веднъж седмично към месечно цялостно почистване и довършителни дейности през уикендите. Това й осигурявало близо два допълнителни часа всеки месец. Шеста стъпка: Създайте седмична програма. Листът със седмичната програма ще ви служи като основен инструмент за насочване на живота. Открих, че попълването на лист със седмична програма всяка неделя следобед или ден прави седмиците ми много по-ефективни и помага за оптимизирането на всеки ден. Всяка неделя преглеждайте списъка със задълженията си заедно с месечния си календар. Запишете всички срещи или ангажименти в седмичния си план. След това разгледайте времето, което ви остава, и извадете колелото си за баланс. Погледнете идеалното колело, което създадохте по-рано. Хвърлете поглед върху целите си. Запълнете оставащите пространства с тези продукти. Графикът ви може да е толкова забързан, че да намерите само няколко 30-минутни интервала през седмицата. Не позволявайте те да ви се изплъзнат!
- Създайте дневна програма за всяка вечер. Всяка вечер, преди да си легнете, записвайте стратегия за следващия ден. Открих, че използването на идентичната програма за увеличаване на броя на часовете, която споменах за наблюдение на времето, работи най-добре за мен. Просто разделям един лист хартия на сутрешни задължения, следобедни задължения и дневни задължения.